사내 문화를 개선하고자 노력하는 관리자들은 생산성, 커뮤니케이션, 협업에 관심이 많습니다.
대체로 중간관리자인 그들은 사내 생산성과 커뮤니케이션 능력 향상을 위하여 조직에 업무용 소프트웨어 정보를 탐색하고 제안하기도 합니다.
하지만 이 과정에는 의사 결정권자들에게 업무용 소프트웨어의 도입 목적과 필요성을 설득하는 절차가 필요하며 많은 중간관리자들은 이 ‘설득의 과정’에 많은 에너지를 쏟게 되고 본연의 업무에 지장을 받곤 합니다.
그래서 오늘은 사내 의사결정 측면에서 우리 회사에 협업 툴, 그룹웨어가 꼭 필요한 본연의 이유에 대해서 서술해 보고자 합니다.

『기업의 비용 절감 측면에서 바라보는 그룹웨어 도입』

사업 환경의 변화, 재택근무의 확산, 새로운 고객의 등장, 모바일 환경의 성장 등,
이제 관리자 및 경영자가 변수로 여겨야 하는 요소들은 더욱 많아지고 있습니다.
이는 앞으로 기업의 의사결정에서 복잡한 프로세스로 인한 새로운 커뮤니케이션의 문제를 야기할 수 있습니다.
프로세스가 복잡하다면 시행착오의 기간도 늘어나고 자연스럽게 관리 비용이 늘어납니다.
시급하게 해야 하는 일과 그렇지 않은 일, 우리가 해결할 수 있는 일과 해결할 수 없는 일, 사내 구성원의 팀별, 능력별 목표에 맞는 업무 구성, 일의 우선순위 등등.. 사실 따지고 보면 모두 비용과 직결이 되는 문제입니다.
그룹웨어는 이러한 문제를 정렬하고 계층화 시켜주는 합리적인 도구이기도 합니다.
그래서 우리는 그룹웨어를 정확한 소통과 의사결정을 지원하는 협업 툴 뿐만 아니라 크고 작은 기업 활동에 숨어 있는 비용을 절감시켜주는 아주 효과적인 도구로도 생각을 합니다.
그럼 본문에서 그 이유에 대해서 더 자세히 설명해 보려고 합니다.

1. 사내 데이터 저장소 그룹웨어 -데이터의 자산화

그룹웨어는 소중한 사내 데이터 보관소입니다.
데이터를 기반으로 의사결정을 합리적으로 하는 회사들이 늘어나고 있습니다.
빅데이터 및 데이터 개발자가 없는 일반적인 회사에는 해당사항이 없는 일일까요?전혀 그렇지 않습니다.
사내 부서의 여러 팀들이 프로젝트를 시작하면 공유 문서 및 파일의 수는 점점 늘어납니다.
프로젝트 초반에는 관리가 잘 되지만 타 부서와의 협력, 외주업체와의 거래, 결재, 시장조사 자료 등 프로젝트 관리를 위해 보관해야 하는 데이터의 양은 점점 늘어납니다.
이러한 사내 데이터는 기본적으로 잘 정렬이 되어 있어야 해당 업무에 도움이 되며 추후 새로운 프로젝트 진행 시 과거 데이터를 토대로 새로운 프로젝트의 효율성을 높일 수 있습니다.
이는 금전적으로 환산할 수 없는 대단한 데이터 가치입니다.
그룹웨어 도입을 통한 사내 데이터 자산가치는 고스란히 해당 회사에 돌아갑니다. 그룹웨어를 사용하면 사내 구성원이 서로 쉽게 파일을 공유하는 것은 물론 경영자 및 관리자로서 프로젝트의 성공과 실패 요인을 파악하는 시야를 넓혀 줍니다.
그러므로 사내 데이터 저장소로서의 그룹웨어는 경영자 및 관리자에게 그들의 미래 프로젝트에 대한 성과 및 비용 예측도 가능하게 되어 불확실한 사업 및 특정 안건에 대한 든든한 안전장치가 됩니다.
데이터는 안전한 의사결정을 가능하게 하고 무분별해질 수 있는 기업활동에 올바른 방향을 제시합니다.
그 중요성으로 미루어보면 그룹웨어 도입만큼 쉽고 간편한 데이터 의사결정 체험도 없습니다.

2. 직원 만족도 향상 및 HR 비용 감소

그룹웨어는 커뮤니케이션을 직관적으로 유지하게 하고 회사 문화에 익숙하지 않은 신입사원, 새롭게 이직한 경력사원들의 커뮤니케이션 흐름을 효율적으로 돕습니다.
우리들이 잘 알고 있는 이메일, 카카오톡은 비효율적이고 오해의 소지가 많은 커뮤니케이션 방법입니다.
반면 그룹웨어는 프로젝트별 팀원별 의사소통의 흐름을 실시간으로 기기별로 접근하게 합니다.
쓸데없는 커뮤니케이션의 흐름을 차단하고 목표 중심의 핵심적인 커뮤니케이션 중심으로 사내 커뮤니케이션이 이루어진다면 목표 달성의 시각화 및 업무 만족도 역시 늘어날 수밖에 없습니다.
퇴사자들의 퇴사 이유 중 하나가 사내 커뮤니케이션과 연관성이 큽니다.
회사에 꼭 필요한 경력자, 활기를 불러 일으키는 신입을 뽑는데 들어가는 간접 비용이 엄연히 존재한다고 생각하면 그룹웨어가 HR 비용을 줄여준다는 말은 전혀 과장된 말이 아닙니다.
또한 그룹웨어는 사내 의사결정 문화의 투명성을 부각시켜 직원들의 업무 진행 사항을 공유하고 팀과 구성원이 동반성장 협업할 수 있게 도와줍니다.

3. 프로젝트 기간 단축을 통한 비용 절감

그룹웨어를 사용하여 프로젝트를 진행하고 협업하면 커뮤니케이션의 효율성 뿐 아니라 리뷰, 복기, 데이터 열람이 가능하게 됩니다.
그룹웨어를 통해 프로젝트를 관리하고 일정을 협의한다면 점점 더 복잡해지는 프로젝트의 우선순위를 설정할 수 있고 장기적으로는 프로젝트 일정의 단축을 도모할 수 있습니다.
점점 높아지는 인건비를 감안하면 기업 입장에서 그룹웨어를 통한 인적 자원 관리는 또 다른 수익창출을 의미합니다.

4. 작업우선순위 선정 및 비용 절감

작업 우선순위 지정은 중요한 작업의 기한을 맞추기 위한 핵심 요소 중 하나입니다. 사내 의사결정에 있어서 프로젝트 및 업무의 우선순위 정하기는 영업이익뿐 아니라 잠재적인 인건비와도 큰 연관성이 있습니다.
우리가 달성할 수 없는 목표를 프로젝트화하는 것은 프로젝트 기간 동안의 투자가 손실로 이어짐을 암시합니다.
그룹웨어는 사내 구성원들과 부서별 작업 및 프로젝트 목록을 일목요연하게 보여줍니다.
또한 사내 중요한 안건을 우선순위에 맞게 완료할 수 있도록 작업 우선순위 선정에 도움을 줍니다.
현실적인 가능성을 생각하면 사내문화는 가장 효율성이 높은 순서로 프로젝트에 우선순위를 두는게 맞습니다.
이런 것을 소홀히 한다면 성공할 수 있는 프로젝트도 중요하지 않은 프로젝트 때문에 우선순위에서 밀려서 더 큰 수익을 얻지 못할 수 있습니다.
그룹웨어는 기업 의사 결정권자들과 구성원들이 복잡한 생각 없이 프로젝트 본연에 집중하게 해줍니다.
본질에 집중하면 해야 할 것과 하지 말아야 할 것이 보이기 마련입니다.
그룹웨어는 이런 업무에 대한 몰입과 사용자의 통찰에 기여합니다.

5. 재택근무 생산성 강화

코로나로 인해 사내 구성원들의 재택근무가 이어지고 있습니다.
이러한 과정에서 재택근무 업무생산성은 우리가 아직 접해보지 못한 영역이기도 합니다.
복잡한 업무를 사무실에서 처리하다가 재택으로 처리할 경우 그룹웨어를 통해 재택 업무의 생산성을 사무실에서의 생산성만큼 향상시켜야 합니다.
대부분의 직장인들이 재택근무를 처음 경험하게 되면 업무정보 접근성에 어려움을 경험하게 됩니다.
더불어 동료들과의 산발적인 커뮤니케이션은 업무의 진행의 불확실성을 확대합니다.
그룹웨어는 이와같은 사무실에서의 업무가 어려운 상황을 극복하고 언제 어디서나 통합된 업무환경에서 소통하고, 정보에 접근하며, 의사결정 할 수 있는 강력한 협업 툴 입니다.
그룹웨어는 재택근무가 확대되는 업무환경에서 생산성 향상에 필수라고 할 수 있습니다.

6. 글을 마무리하며 “그룹웨어의 궁극의 가치”

전자결재를 용이하게 한다?
협업을 도와준다?

다른 회사가 쓰기 때문에, 개발자의 추천으로 다들 저 마다의 도입 이유가 있습니다.
하지만 비즈메카 그룹웨어는 그룹웨어 도입의 필요성을 사내 의사 결정권자와 구성원들이 업무 본연의 핵심에 더 집중하게 하고 불필요한 노이즈를 줄여 회사에서 발생할 수 있는 지출과 비효율 제거라는 가치에서 그룹웨어의 필요성을 강조하고 싶습니다.
그룹웨어는 기능도 중요하지만 도입절차, 현실적인 도입 비용, 도입 후 관리 교육을 통한 사내 최적화가 더 중요합니다.
복잡한 기능보다는 고객의 기업 문화에 맞는 현실적인 접근, 담당자의 꾸준한 응대와 기술 지원으로, 비즈메카 그룹웨어는 고객과 동반 성장하는 한국에서 가장 사랑받는 협업 툴로써 최선을 다해 사용자의 생산성 향상에 기여하겠습니다.



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