사내 워크 플로우와 협업 툴의 중요성

사내 워크 플로우를 효율적으로 관리하지 못하면 업무 생산성을 기대하기는 힘듭니다.
모든 회사들은 프로젝트를 앉고 살아갑니다.
PWC 리서치 결과에 의하면 30 개국의 10,640 개 프로젝트 중 2.5 %만이 프로젝트의 100 %를 성공적으로 완료하였으며 97.5 %는 목표를 달성하지 못했다고 합니다. 프로젝트가 실패하는 이유는 여러 가지가 있습니다.
하지만 모두가 공감하는 프로젝트 실패의 이유는 공감, 의사소통 부족, 적절한 협업 툴의 부재가 가장 큰 이유라고 합니다.
비즈메카 그룹웨어는 국내 최초로 그룹웨어를 시장에 소개하고 다양한 교육과 피드백을 통해 고객사들의 협업 워크 플로우를 관찰할 수 있었습니다.
실패한 프로젝트의 워크 플로우의 특징은 지나치게 복잡하다는 점입니다.
협업 툴을 적절하게 활용하지 못하는 회사는 프로젝트가 하나 일 때는 단점이 잘 보이지 않지만 프로젝트가 파생하는 새로운 프로젝트에 대해서는 취약성을 드러낼 수밖에 없습니다.
프로젝트는 새로운 프로젝트를 낳고 새로운 기회와 위협을 창출합니다.
모든 프로젝트에서 규모에 관계없이 프로젝트에서 무슨 일이 일어나고 있는지 알기 위해 관리는 프로젝트에 대한 최신 상태를 유지해야 합니다.
그러므로 협업 프로그램에 대한 중요성은 더 켜져만 가고 있습니다.

범람하는 그룹웨어 시장 최선의 선택은 무엇인가?

국내 최초 그룹웨어 협업 툴을 도입한 가온아이 비즈메카 뿐 아니라 다양한 그룹웨어가 시장에 출시되어 있습니다.
저마다 자신들의 강점을 이야기하고 사내 의사 결정 담당자들의 고민은 높아져 갑니다.
자신의 선택이 아닌 사내의 선택이기에 책임감은 더욱 커져만 갑니다.
복잡할수록 돌아가고 기본을 알아야 한다는 명언이 있습니다.
그래서 오늘은 협업 툴을 선택함에 있어 꼭 알아 두어야 하는 것에 대해 이야기해보자 합니다.

1. 비용

협업 툴을 기본적으로 대외적인 지출 활동입니다.
실무적으로 말씀드리면 협업 툴을 제공하는 회사들의 서비스 비용은 크게 차이가 나지 않습니다.
하지만 공통적으로 사용자 비례 서비스 요금이 책정되므로 지출 계획을 수립함에 있어서 추후 인사 관련 정책의 변화, 현재 협업 툴을 꼭 사용해야 하는 사용자, 그렇지 않은 사용자, 현재 협업 툴 사용에 관한 숙련도들을 고려해 지출하게 되는 비용의 효율화를 꾀해야 합니다.
또한 협업 툴을 제공받고 비용을 지출하는 것을 넘어 사후 as, 기술 지원 등 비용으로 환산할 수 있는 서비스를 고려하여 실질적인 비용과 경비 지출에 대한 계산도 수립이 되어야 진정한 비용 관리가 됩니다.
절대적인 서비스 금액이 낮다고 좋은 것이 아닙니다.
협업 툴의 비용은 프로젝트 성공과 실패에 비례하므로 단순히 제공하는 서비스 금액 이외에 사내 담당자들이 협업 툴을 마스터하기까지 얼마나 시간이 걸리는지에 대한 계산과 이를 지원하는 협업 툴 관련 회사의 규모와 직원의 기술적 지식도 고려되어야 합니다.

2. 보안 문제

소프트웨어 보안 문제는 몇 번 강조를 해도 지나치지 않습니다.
프로젝트 시작부터 보안 문제를 방지하는 것이 우선순위여야 합니다.
그러므로 협업 툴 선정에서 보안 문제는 어떻게 해결하는지 사내 IT 담당자 뿐 아니라 모든 사용자들이 안전하게 사내 정보를 다룬다는 확신을 주는 협업 툴을 선택해야 합니다.
보안 문제는 협업 툴을 제공하는 회사의 주장이 아닌 과거 우리 회사와 유사한 사례와 다양한 사건사고 이력이 충분한 협업 툴 제공회사를 선택하는 것이 훨씬 도움이 됩니다.
협업 툴을 도입도 중요하지만 사후관리도 중요하며 보안 역시 사후 관리 측면에서 도움을 주는 협업 툴 제공회사가 유리합니다.

3. 온라인 액세스

협업 툴을 포함한 클라우드 기반 기술은 이제 전 세계의 프로젝트 팀에 필수적입니다.
포스트 코로나 시대에 이는 더 중요해질 것입니다.
모든 사람이 동일한 공간에서 일하더라도 정보를 쉽게 공유하고 저장하고 소통하는 등 프로젝트 관리 및 성과에 큰 도움이 됩니다.
이를 위해서는 사용자가 언제 어디서든 쉽게 액세스 할 수 있어야 합니다.
안정적인 액세스를 제공하는 협업 툴을 우선적으로 고려하고 나아가 문제 발생 시 빠르게 대처할 수 있는 양질의 인력을 많이 보유한 협업 툴 회사를 선택하는 것이 장기적으로 큰 도움이 됩니다.
결정적인 순간 액세스 에러 등 문제가 생긴다면 프로젝트 관리에 큰 지장을 초래하기 때문입니다.

4. 사용자 인터페이스

협업 툴을 도입하더라도 직원들이 활용하지 못한다면 기업 입장에서는 큰 예산 낭비입니다.
이를 방지하기 위해 사용자 인터페이스가 편리한 협업툴이 좋습니다.
사용자 인터페이스가 좋다는 말을 하면 우리들은 서구 미국 방식의 직관적인 인터페이스를 상상합니다.
이 말도 틀린 말이 아닙니다.
하지만 대한민국 기업의 구성원 평균 나이대를 고려해서 비교적 모바일 기기에 익숙하지 못한 사내 구성원들까지 고려되어 지나치게 직관적이고 다소 과감한 인터페이스는 추천하지 않습니다.
인터페이스를 편하게 느끼는지 불편하게 느끼는지는 사용자의 해당 협업 툴 숙련도와 비례합니다.
그러므로 협업 툴을 제공하는 회사의 사후지원과 교육도 인터페이스와 큰 연관이 있다고 하겠습니다.

5. 사전 체험과 교육

모든 의사 담당자가 평가판을 요청하지는 않습니다.
아직 어떤 협업 툴을 선택해야 하는지 모르는 경우 과감하게 평가판을 요청하고 사내 담당자와 함께 다양한 직급의 인원들과 공유하여 체험하는 것이 도움이 됩니다.
다양한 직급의 인원들에게 다양한 피드백을 받고 우려되는 사항을 평가판을 제공한 회사에 전달하고 문제를 해결할 수 있는지 사전 질의해야 합니다.
교육도 중요합니다.
IT 기기에 익숙하지 않은 직원도 협업 툴에 익숙할 수 있도록 지속적인 교육을 제공하고 사후 AS를 잘하는 규모 있는 협업 툴 제공회사를 선택하는 것도 업무 생산성 뿐 아니라 비용 절감 측면에서 큰 도움이 됩니다.

올바른 협업 툴 선택 결국 프로젝트 관리의 성장과 생산성 향상을 의미합니다.

앞서 나가는 많은 기업들은 비즈니스 혼란을 방지하기 위해 민첩한 프로젝트 관리 방법론으로 전환하고 있습니다.
점점 더 많은 선도 기업들이 비즈니스 혼란을 성공적으로 근절하기 위해 협업 툴을 통한 프로젝트 관리를 하고 있고 시각적이고 효율적인 보고에 노력을 하고 있습니다.
협업 툴을 통해 다른 부서와 통합적인 업무를 진행하고 프로젝트 관리자는 협업 툴을 통해 전환 시간을 줄여 생산성을 높입니다.
우리 회사의 워크플로우, 프로젝트에 가장 어울리는 협업 툴을 무엇일까?
지금 비즈메카 그룹웨어와의 상담을 통해 가장 효율적인 협업 툴 선택을 체험해 보세요!



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