이메일을 현명하게 활용하는 방법에 관하여

하루에 이메일을 얼마나 주고받나요? 기업의 규모가 클수록 직원들은 전사적으로 혹은 팀별로, 프로젝트별로 들이치는 메일을 감당하는 데 익숙합니다. 업무 시간의 상당 시간을 메일을 읽고 나와 관련된 일인지 살펴보고, 답장하고, 분류하고, 삭제하는 데 쓰고 있지요.

27%의 메일만이 업무와 밀접하게 관련이 있다

맥킨지 글로벌 연구소(McKinsey Global Institute)의 조사에 따르면 미국 직장인은 이메일을 읽는 데 연간 650시간을 보냅니다. 그 이메일 중에서 업무와 밀접하게 관련 있는 것은 27%에 불과합니다. 다시 말해 직원들은 불필요한 이메일을 읽고 버리는 데 매년 474시간, 즉 20일을 소모하고 있습니다. 시간만 아까운 게 아닙니다. 모든 이메일은 열어 보기 전까지 중요도를 구별하기 어렵기 때문에 진짜 긴급한 메일이 시시한 메일에 파묻혀 늦게 발견되는 일도 일어납니다. 굳이 안 읽어도 되는 메일을 읽느라 신속하게 처리해야 할 “골든 타임”을 허무하게 날리고 집중력은 집중력대로 낭비한다는 겁니다.

이메일 과부하는 직원들이 업무의 중요한 부분에 더 집중할 기회를 놓치게 만들 뿐 아니라 전반적인 생산성과 소통의 효율성을 저해합니다. 그럼 어떻게 해야 할까요?

“이메일은 최대 3명으로 제한” 페라리의 정책이 실패한 이유

이탈리아 자동차 제조사 페라리는 2013년, 이메일 수신인을 최대 3명으로 제한하는 강력한 네티켓을 도입했다고 공표해 주목을 끌었습니다. 4번째 수신인을 타이핑할 시 이메일 작동을 중단시키는 시스템까지 개발하고 있다며 임직원을 상대로 단단히 엄포를 놓았지요. 관련도 없는 수십명의 수신자까지 포함하는 메일은 스팸과 다를 게 없다며 시간 낭비의 주 원인이라는 겁니다.

쏟아지는 이메일 속에서 직원들은 무엇이 중요한지 제대로 파악하기 어렵다. 이메일을 보내고 답장을 마냥 기다리는 것보다 정말 중요한 일이라면 직접 만나서 이야기하거나 전화를 해서 ‘논의해 보자’고 제안하는 게 더 효과적으로 일하는 방법이다”
– 스테파노 라이(Stefano Lai), 페라리 커뮤니케이션 부사장

하지만 페라리 정책은 도입된 지 몇 년 지나지 않아 슬그머니 자취를 감췄습니다. 불편하고 비현실적이었기 때문입니다. 단순히 생각해도 팀원이 3명 이상인 프로젝트가 수두룩합니다. 한번에 보내는 메일 수신자를 제한하니 직원은 여러 차례 나눠서 발송하는 불필요한 꼼수를 부릴 수밖에 없고 이는 시간을 낭비하는 더 큰 문제가 된 것입니다. 경영 전문가들은 시도는 좋았지만 원인을 치료하는 대신 겉으로 드러난 증상만 땜질하는 미봉책에 그쳤다고 지적합니다. 좀 더 현실적이고 지속가능한 방법은 결국 기본에 있습니다. 직원들에게 제대로 된 이메일 사용법과 명료한 커뮤니케이션 방법을 교육시켜 이메일이 남발되는 것을 막을 수 있다는 겁니다.

업무 효율을 높이는 이메일 사용법 5가지

1. CC 및 전체 답장을 신중하게 씁시다

누구와 소통하고 싶은지 명확하게 정하세요. 이메일을 보낼 때 참조(CC)와 전체 답장(reply all)은 필수적으로 써야 하는 기능이 아닙니다. 보내기 버튼을 누르기 전, ‘상대방이 이 정보를 꼭 받아야 하는지’ 고민해봅시다.

2. 대용량 첨부 파일을 지양하세요

대용량 파일을 첨부하는 건 보내는 데 오래 걸릴 뿐만 아니라 받는 사람의 메일함에도 부담을 주는 행위입니다. 드롭박스 등 로그인이 필요 없는 파일 공유 프로그램을 활용해 다운받을 수 있도록 안내하세요. 더군다나 요즘엔 온라인 협업 소프트웨어 툴을 이용해 링크만 공유하고 실시간으로 업데이트 된 자료를 다운받을 수 있도록 하는 추세입니다. ‘최종’. ‘최종2’, ‘최종3’ 등 자료가 수정될 때마다 계속 메일을 보내는 일은 자제해 주세요.

3. 내부 게시판을 활용하세요

인트라넷 같은 내부 게시판에 올리기 좋은 정보가 있습니다. 가령 인사팀에서는 ‘이번 주말, 회사와 제휴를 맺은 리조트에 방이 있으니 원하는 직원은 예약하세요’ 따위의 가벼운 정보를 사내 게시판이나 온라인 협업 소프트웨어에 올릴 수 있습니다. 이 경우, 어떤 정보를 전체 메일로 보내고 어떤 정보는 내부 게시판에 올릴지 미리 임직원들과 공감대를 형성해 두는 것이 중요합니다.

4. 말로 설명하기 복잡하다면 만남을 요청하세요

10단락 이상 쓰는 건 메일이 아니라 소설입니다. 복잡한 설명과 사전 지식 없이 이해하기 어려운 정보를 전달해야 할 경우 만남을 요청하세요. 얼굴을 맞대고 이야기하거나 전화로 설명하는 편이 훨씬 일을 간단하게 만듭니다. 이후 필요하다면 핵심을 요약한 백업 메일 정도를 보내면 됩니다. 지나치게 길고 복잡한 메일은 요점을 흐리게 만들어 수신자는 내용을 제대로 이해하지 못할 위험이 높습니다

5. 윗물이 덜 보내야 아랫물도 덜 보낸다

상사가 메일을 덜 보내면 부하 직원도 메일을 덜 보냅니다. 하버드 비즈니스 리뷰가 런던에 본사를 둔 인터내셔널 파워라는 기업을 분석한 결과 최고 경영진이 이메일을 54% 적게 쓰자 놀랍게도 나머지 직원들의 메일 사용량이 64%까지 하락했습니다. 최고 경영진의 메일량을 직원들이 따라간다는 사실은 전자 메일 부담을 줄이고 조직 전체의 효율성을 향상시키는 간단하고 저렴한 방법을 제시합니다.

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