아직도 이메일로만 업무 처리 하시나요?

 

사무실에 출근한 직장인이 업무를 시작하면서 가장 먼저 하는 일은 무엇일까요? 과거에는 대부분의 직장인이 인터넷을 켜고 전자 메일함을 열었습니다. 하지만 소셜 네트워크와 소프트웨어의 발달, 모바일 기기가 등장하면서 이러한 풍경이 바뀌고 있습니다. 메신저에 로그인하고 협업 소프트웨어에 들어가 업데이트된 소식을 확인하며 하루를 시작하는 이들이 늘어난 것입니다.

 

 

메일은 점차 사라지고 협업 소프트웨어가 그 자리를 대신하고 있다”

오늘날 이메일이 사용되는 비율은 점차 줄고 있으며 협업 소프트웨어가 그 자리를 대체하고 있습니다. 영국 시장조사기관 테크나비오(Technavio)에 따르면 메신저는 물론이고 단순 문서 공유 협업툴, 업무를 위한 전문 협업툴까지 전세계 클라우드 방식의 협업 소프트웨어 시장이 2016년부터 2020년까지 매년 평균 11% 이상 성장할 것으로 전망했습니다. 규모에 상관없이 다양한 종류의 협업툴로 업무를 진행하는 기업이 급증하고 있는 것입니다, 그렇다면 기업들이 온라인 협업 소프트웨어로 이메일을 대체하거나 보완하는 이유는 무엇일까요?

 

자료 공유는 효율적으로, 업무 소통은 신속하고 간편하게”

1. 메일함을 뒤지며 낭비하는 시간을 줄여준다

대부분의 비즈니스 전문가는 이메일을 읽고, 쓰고, 분류하는 데 너무 많은 시간을 할애합니다. 프로젝트가 빠른 속도로 진행된다면 메일은 쉴 새 없이 오가게 되지요. ‘받은 메일함’에 ASAP 메일, 단순 공지, 스팸 따위가 흘러 넘친다면 그야말로 혼돈의 도가니입니다. 온라인 협업 소프트웨어를 사용하면 프로젝트의 모든 업데이트를 일목요연하게 확인할 수 있습니다. 가장 긴급한 사항을 비교하고 우선 순위를 매기는 것도 훨씬 쉬워집니다. 편지 형식을 띄는 메일처럼 안부 인사, 맺음말, 서명 따위를 넣을 필요가 없기 때문에 정보를 주고 받는 데 불필요한 내용은 덜고 간결해질 수 있습니다.

2. 첨부 파일이 손실되는 것을 막는다

메일은 용량 제약이 큽니다. 첨부할 수 있는 파일의 크기를 제한하거나 일정 기간이 지나면 첨부 파일을 다운로드 받을 수 없도록 막는 경우가 대표적입니다. 심지어 메일을 보냈더니 상대방의 메일함이 꽉 찼다며 반송 메일을 받은 경험이 다들 한번쯤 있을 겁니다. 협업 소프트웨어를 사용한다면 이런 문제를 맞닥뜨릴 위험이 줄어듭니다. 발송자는 다양한 종류의 파일을 훨씬 신속하게 공유할 수 있고 수신자는 메일을 받은 즉시 첨부 파일을 다운로드 받아야 한다는 부담감에서 벗어날 수 있는 겁니다.

3. 2명 이상 협업에 대단히 효과적이다

2명 이상이 프로젝트에 대해 논의하거나 공동 작업한다면 메일은 아주 비효율적인 방법입니다. 메일은 단 한 명만 말할 수 있는 일방적인 소통 채널입니다. 사내 소통 채널로 이용하면 지식 전달 속도를 늦추고 종종 혼란과 실수를 야기할 수 있습니다. 반면 협업 소프트웨어는 거미줄 같은 동시 소통을 가능하게 합니다. 여러 사람이 동시에 확인하고 작업하며, 업데이트를 실시간으로 확인할 수 있는 소셜 대시보드는 오늘날 빠른 속도로 이뤄지는 협업 프로젝트에 꼭 필요한 도구입니다.

4. 정보를 쉽게 검색할 수 있다

메일은 폐쇄적인 시스템입니다. 메일함에서 자료를 검색할 수 있는 사람은 계정 소유자 뿐입니다. 그가 회사를 떠나면 자료는 손실되거나 사라질 위험이 있습니다. 만약 협업 소프트웨어를 이용해 자료를 올리고 소통해 왔다면 권한이 허가된 누구나 자료를 쉽게 찾고 수정할 수 있습니다. 후임자도 공동 소프트웨어 계정에 접속할 수 있는 권한을 부여받는 것만으로 누군가에게 굳이 파일을 전달받을 필요 없이 그동안 쌓여 있는 자료에 쉽게 접근할 수 있지요.

 

 

“이메일보다 진화된  협업 도구 그룹웨어

팀으로 일할 때 파일 편집과 수정은 한번에 끝나지 않습니다. 다층적인 업데이트가 필요합니다. 올바른 도구가 없으면 시간이 오래 걸리고 스트레스는 스트레스대로 받게 됩니다. 메일을 사용한 파일 공동 작업은 모니터링하기 어렵고 구성원들이 쏟아내야 할 귀중한 피드백도 담아두기 어렵습니다. 하지만 그룹웨어는 게시판, 프로젝트, 업무관리와 같은 기능을 활용하여 업무과정을 기록하고 산출물을 관리하여 합리적으로 협업체계를 구축할 수 있습니다.  또 팀 구성원이 메신저를 통해 실시간으로 편하게 소통하고 대용량 파일을 빠르게 공유할 수도 있습니다.

지금까지 메일로 공동 작업을 해왔다면 과감하게 변화를 꾀하세요. 그룹웨어는 업무 의사 소통을 간소화하고 정보 전달 방법을 혁신해 조직 전체의 생산성과 효율성을 향상시킬 수 있습니다.

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