회사 내에서 원활한 의사소통이 진행되고 있나요?

사내 커뮤니케이션이란 한 개인 또는 부서가 정보를 조직의 다른 개인 또는 부서로 원활하게 전달하는 것을 의미합니다.
사내 커뮤니케이션에는 크게 두 가지 측면이 있습니다.

1. 함께 모여 있을 때 (정상적인 출근, 내근직 위주)
2. 따로 떨어져 있을 때 (언택트 시대, 외근이 낮은 회사)

최근 포스트 코로나 대비로 인하여 2번의 사례가 매우 중요하게 작용할 것입니다.협업툴, 스마트폰, PC, 태블릿, 이메일, 문자 메시지, 음성 메시지, 메모 등을 포함한 방법으로 사내 커뮤니케이션을 더욱 강화해야 한다는 이야기입니다.

오늘 말씀드리고 싶은 내용은 업무공간과 사내 커뮤니케이션입니다.

최근 기업들은 사내 커뮤니케이션 강화 필요성을 인식하고 내적으로는 그룹웨어 등 모바일 커뮤니케이션 능력 강화
외적으로는 사무공간, 업무공간에도 관심을 기울이기 시작했습니다.
젊은 기업문화를 표방하는 회사들의 이미지는 넓게 탁 트인 사무실 환경입니다.
이는 미국 실리콘밸리의 수평적인 기업문화와 사내 커뮤니케이션을 닮았습니다.
이러한 공간은 사내 구성원들에게 좀 더 생산성 있는 커뮤니케이션 상호작용을 위해 설계되었습니다.
요즘 유행하고 있는 개방형 오피스 산업의 성장이 이를 뒷받침합니다.

개방형 오피스 과연 문제 해결의 정답일까요?

개방형 오피스들 회사들은 자신들이 기존의 지루한 사무실을 현대적으로 변화 시켰다고 자랑합니다.
넓은 오픈테이블에서 자유롭게 이야기하고 커피를 마시는 모습은 사내 커뮤니케이션의 자유로움을 상징하는 듯합니다.
하지만 여기에는 몇 가지 큰 오류들이 있습니다.

1. 독립적인 공간의 부재

개방형 오피스의 가장 큰 장점은 열린 공간입니다.
그러므로 다른 회사 인원들과 함께 만날 수밖에 없다는 단점이 작용합니다.
개방형 오피스가 성장을 하면 자연스럽게 다른 회사들도 관심을 가지게 됩니다.
협업에 있어서 사내 커뮤니케이션은 중요한 일이지만 그 이전에 개인의 집중력과 프라이버시도 중요합니다.
사내 구성원들은 한 명의 직원이기도 하지만 사람이기 때문입니다.
집중하기 어려운 환경은 오히려 사내 커뮤니케이션의 장벽으로 작용할 수 있습니다.

2. 언택트, 포스트 코로나에 취약

코로나 등 유행성 질환의 가장 큰 위협은 많은 사람들에 있는 곳에 개인이 머무르는 곳입니다.
개방형 오피스의 공용 공간은 늘 많은 사람들과 함께 할 수밖에 없습니다.
그리고 독립적인 사무실에서의 방역 체크가 아닌 개방형 오피스 전체의 방역 체크는 변수가 더 많을 수밖에 없습니다.
사내 커뮤니케이션 이전에 기본적인 직원 건강과 관리를 위해서 개방형 오피스는 더 큰 문제를 야기할 수 있습니다.
요즘 같은 사회적 거리 두기 문화에서는 일시적으로 재택근무를 실시하는 것도 좋은 방법입니다.

3. 멀티태스킹과 집중력

멀티태스킹이 업무 생산성에 큰 방해가 된다는 것을 알고 계시나요?
조직적인 회사에서 맡은 역할에 따라 일을 하고 사내 생산성을 강화시키는 일이
바로 비즈메카 그룹웨어와 같은 그룹웨어의 역할입니다.
하지만 반대로 공유 공간의 의존성이 큰 개방형 오피스에서는 이를 방해할 수 있는 요소가 많습니다.
오히려 공간이 지나치게 개방적이기에 개인의 집중력과 역할이 희석될 수 있기 때문입니다.
많은 사람들과 여러 가지 소음과 다른 회사 사람들이 머무르는 곳에서 우리 회사의 회의와 개인의 업무가 과연 집중력 있게 공존할 수 있을까요?
물론 개방형 오피스의 장점도 많습니다.
비교적 낮은 임대료와 가격 대비 좋은 입지 조건 큰 고정비가 들어가지 않는다는 장점 개방형 오피스는 앞으로 점점 발전하고 개선되어 지리라 예상합니다.

사내 커뮤니케이션 향상을 위한 개선책(TIP)

1. 언택트 DAY를 가져본다

대부분의 회사들은 매주 토요일 일요일은 휴식 일을 가집니다.
휴식을 통해 직원들은 다음 주의 업무에 대한 환기와 집중력을 향상시킬 수 있습니다.
개방형 오피스에서는 늘 많은 사람들과 함께 합니다.
늘 함께 모이고 만나기에 우리의 커뮤니케이션이 잘하고 있는지 생산성은 어떤지 냉정하게 살펴볼 필요가 있습니다.

매주 하루를 정해서 언택트 DAY를 가져보는 건 어떨까요?
그룹웨어를 활용하여 업무를 진행하고 각자 개인의 집중력을 향상시킬 수 있는 기회를 가져볼 수 있습니다.
또한 각자 떨어져 근무를 하면서 만나서 발견할 수 없었던 사내 커뮤니케이션의
문제점과 직원 간 역할에 대한 업무 배분과 일의 우선순위도 점검할 수 있는 기회가 될 수 있다고 생각합니다.

2. 화상회의가 아닌 오디오 회의를 시도해본다

화상회의에 익숙하지 않은 사람들은 컴퓨터의 카메라를 통해 마주치는 상대방의 눈빛이 부담스러울 수 있습니다.
개방형 오피스에서도 당연히 직원들의 직급과 서열이 존재할 수 있습니다.
이러한 환경 때문에 미처 말하지 못했던 이야기가 쌓이면서 회사 문화는 자칫 보수적으로 흘러갈 수 있습니다.
화상회의를 통해 특정 프로젝트에 대한 화면 공유를 하면서 직원들의 비디오가 아닌 오디오 형태로 회의를 진행해보는 것을 권유합니다.
만나서 하지 못했던 이야기, 프로젝트에 관한 각자 개인의 어려운 점 건의 등 늘
만나서 할 수 없었던 새로운 이야기를 안건화 시키는 것도 좋은 방법이라고 생각합니다.

3. 사용 중인 그룹웨어를 점검한다

현재 사내에서 사용하고 있는 그룹웨어 등 업무 생산성 향상을 위한 협업툴을 냉정하게 리뷰해 봅니다.
최초에 우리가 도입했을 때 기대했던 것들이 충분히 반영되고 있는지 충족되지 못한 기능은 무엇이 있는지 직원들은 해당 그룹웨어와 툴을 충분히 활용하고 있는지, 기능상 어려운 점은 없는지 리뷰하는 시간이 필요합니다.
그리고 이를 보안할 수 있는 방법에 대해서 논의하는 과정이 필요합니다.
개방형 오피스에서 폐쇄적으로 머무르는 것은 본래의 취지를 잃어버리는 행동입니다.
사내 구성원들이 더 활동적으로 움직이고 소통할 수 있도록 프로젝트 관리의 생산성 강화를 위해서 도입한 그룹웨어의 리뷰를 통해 현재 우리가 부족한 것과 개선해야 하는 것들을 생각해 봐야 합니다.

개방형 오피스와 사내 커뮤니케이션의 미래

그룹웨어 등 업무 협업 툴을 적극적으로 활용하여 직원들의 독립적인 근무시간을 더 늘려 나가야 합니다.
포스트 코로나에 대응하기 위하여 앞으로 더 심각해질 수 있는 사회적 거리 두기를 감안하여 비대면 근무에 익숙해져야 합니다.
공용공간에서 발생할 수 있는 직원들의 건강 문제에도 더 큰 신경을 써야 합니다.
비즈메카그룹웨어는 개방형 오피스에 입주하고 있는 회사들의 업무 생산성과 사내 커뮤니케이션을 도울 수 있는 그룹웨어를 적극 권유합니다.
비즈메카그룹웨어의 도입에 대한 궁금증이 있으시다면 언제든지 문의해 주세요

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